顧客名簿の正しい管理方法と情報漏えい対策のポイント

顧客名簿は、売上を生む大切な財産であると同時に、ひとたび漏えいすれば信用を一気に失うリスクでもあります。「とりあえずExcelで管理」のままでは危険。このページでは、中小企業が押さえるべき顧客名簿の管理方法と、体制を示す方法を解説します。

このページの内容

名簿管理は「ライフサイクル」で考える

顧客名簿は、「集める→使う→保管する→捨てる」というライフサイクルで考えると、管理すべきポイントが見えてきます。

※「集めっぱなし・持ちっぱなし」が一番危険。使わない情報は持たない、というのも立派な対策です。

次のような管理は、漏えいやトラブルの原因になりやすいものです。心当たりがないか確認してみてください。

大切なのは、「誰が・どこで・どう扱うか」を決めて、仕組みにすること。アクセスできる人を絞る、持ち出しのルールを決める、定期的に棚卸しする——こうした基本を徹底するだけで、リスクは大きく下がります。起こりがちな漏えいの実例は「中小企業の個人情報漏えい事例と対策」をご覧ください。

名簿をはじめ個人情報を適切に管理する体制は、JAPHICマークなどの第三者認証で「見える化」できます。認証取得の過程で名簿管理のルールも整い、対外的な信頼にもつながります。法令の背景は「個人情報保護法の改正と中小企業の対応」もご覧ください。BISFULLが、体制づくりから認証取得まで支援します。

顧客名簿の管理を見直したい方へ

名簿管理のルールづくりから認証取得まで、中小企業の実態に合わせて支援します。BISFULLがワンストップでサポート。ご相談・お見積りは無料です。